Подготовка файлов Excel к анализу в Tableau

Первый шаг на пути к исследованию ваших данных с помощью Tableau – изучить то, как представлены ваши данные. Когда источник данных Excel (за исключением кубов) уже отформатирован как кросс-таблица или же агрегирован каким-то другим образом, возможности для отображения, агрегирования и группировки в Tableau ограничены. Tableau не видит лежащие в основе данные, которые уже были объединены в какие-то группы. Чтобы полностью испытать на себе весь функционал Tableau, вам нужно нормализовать отчеты и данные, то есть отформатировать их как строчные данные, перед тем, как подключиться в Tableau.

Например, рассмотрим две рабочие книги, представленные ниже. Первая – отформатированный отчет с повторяющимися заголовками, пустыми строками и т.д. Когда вы открываете рабочую книгу в Tableau, ваши данные должны быть отображены в виде строчной таблицы данных, как это сделано во второй таблице.

Неправильный вариант – отформатированный отчет

Правильный вариант – строчная таблица данных

Ниже приведены некоторые советы для того, чтобы представить ваши отформатированные отчеты в виде строчной таблицы, с которой вы можете начать анализ в Tableau.

Удалите или исключите вводную часть и другой ненужный текст

Первая строка вашего файла должна содержать название полей (колонок). Во многих отчетностях отделов в Excel есть какой-либо вводный текст наверху. Такой текст может быть заголовком, цветовыми легендами, описанием и т.д. Удалите всю эту информацию перед началом работы с Tableau.

Удалите всю ненужную информацию наверху файла.

Если вы не хотите удалять вводный текст, вы можете создать Именованный диапазон, который содержит только данные. При открытии рабочих книг Excel в Tableau, вы можете подключиться как к целому листу, так и именованному диапазону этого листа.

В Excel:

— Шаг 1. Выберите данные.

— Шаг 2. В таблице Формулы, в секции Определенные имена, выберите Определить имя.

— Шаг 3. В диалоговом окне Новое имя, в поле Имя, Excel предлагает имя на основе содержимого верхней левой ячейки выбранного сета данных. Оставьте это имя.

— Шаг 4. В списке Масштаб, выберите Лист1.

— Шаг 5. По окончании, нажмите ОК.

В Tableau: Ваш именованный диапазон отображен в виде таблицы при подключении к рабочей книге Excel.

Убедитесь в том, что ваши данные имеют правильную структуру

Этот пример показывает таблицу Excel, в которой перечислены студенты и их оценки по трем предметам. В кросс-таблице, у вас есть колонка для каждого предмета. В этой таблице, в каждого строке есть три показателя: оценка студента по математике, оценка по английскому, оценка по естествознанию.

Замените колонки Математика, Английский, Естествознание одной колонкой Предмет. Теперь таблица содержит три строки по каждому студенту, но каждая строка содержит только одну оценку.

Приведите заголовки к единой строке

Ваша строка должна не только содержать наименования полей, но также она должна быть одной строкой заголовка. Если ваши заголовки включают в себя какое-то подразделение на категории, создайте новой колонку, которая будет содержать эти категории.

В этом примере “East” удален как заголовок категории, и добавлена новая колонка “Region”.

Заполните пустые ячейки

Если вы создали новую колонку для категорий, убедитесь, что все пустые ячейки заполнены, чтобы вся информация была повторена для всей строки. Несмотря на то? что это может показаться бессмысленным, важно, чтобы в каждой строке были данные по всем колонкам.

Очистите агрегированные и описательные данные

Убедитесь в том, что вы удалили все строки, в которых нет данных. Например, в отчете в Excel могут быть строки, которые содержат в себе описательную информацию или же строки типа «Итого». Такие строки вы можете смело удалять, так как сможете вычислить их потом в Tableau.

Удалите пустые строки и строки, дублирующие заголовки

Добавьте недостающие заголовки

Если у любой из колонок нет заголовка, добавьте его. Дайте понятное название, когда добавляете заголовок колонки.

Измените структуру файла Excel с помощью Tableau Excel Reshaper Plug-in

Даже если вы следовали всем выше указанным советам, у вас все еще может быть файл не идеального для Tableau формата. Например, у вас могут быть колонки для каждого месяца, которые Excel распознает как отдельные колонки, усложняя сравнение по месяцам. Вы можете использовать Tableau Excel Reshaper Plug-in для изменения структуры вашего файла.

 

 

Нам доверяют: