Отчеты кадрового учета

Работа специалиста по кадрам – это не только работа с сотрудниками и «человеческим ресурсом». Большую часть работы отдела кадров составляют отчеты: для внешних контролирующих органов, для руководства, внутренние текущие отчеты. Как, в какие сроки и куда сдавать отчеты, чтобы ничего не пропустить? Как сделать отчет быстро?

Отчеты кадрового учета – виды отчетов

Отдел кадров предоставляет отчеты внешним контролирующим органам и непосредственному руководству компании. Поэтому отчеты могут быть внешними и внутренними (для руководителя, для других отделов компании). Отчеты для государственных органов обладают четкими установленными формами, которые можно получить в контролирующем органе (на сайте). А вот внутренние отчеты специалист по кадрам может и должен разрабатывать самостоятельно – исходя из целей и потребностей отслеживать те или иные показатели.

Отчеты кадрового учета различаются по частоте предоставления: раз в месяц, ежеквартально, раз в год или каждую неделю.

И главное – отчеты могут быть статистическими и аналитическими. В статистических отчетах указываются только цифры, показатели за определенный период. Аналитические предполагают аналитику этих цифр: что было, что стало, почему произошли такие изменения, какие шаги нужно делать дальше. Руководству компании и отделу кадров интересны как раз аналитические отчеты – куда двигаться дальше, какие направления успешны, как сократить затраты на персонал?

Отчет по KPI (сделано в Tableau)

Отчеты кадрового учета – Как и куда сдаем

Для начала давайте поговорим об обязательных отчетах – тех, которые предоставляются в контролирующие органы. Как, когда и что сдавать.

Отчеты, которые сдаются по мере необходимости:

• МВД – в том случае, если компания увольняла или заключила договор с иностранным сотрудником,
• Служба занятости – если будет сокращение сотрудников компании или полная ее ликвидация,
• Военкомат – если в организации работают военнообязанные сотрудники.

Ежемесячно специалисты по кадрам создают и сдают такие отчеты:

• Росстат – различные статистические сведения о сотрудниках,
• Служба занятости – сведения о вакантных рабочих местах,
• ПФР – данные о всех застрахованных лицах.

Каждый квартал отчеты от вас ждут Росстат, а каждый год – ПФР, Росстат и военкомат.

Отчеты кадрового учета – форма отчета

Есть разработанные формы отчетов для государственных и контролирующих органов. С этим сложностей не возникает. Кроме одной – отчеты заполняются долго.

Если говорить о внутренних отчетах, то над наполнением и структурой такого отчета нужно подумать. Как сделать идеальный отчет? Полезный для вас и руководителя?

1. Устройте «мозговой штурм». Обсудите с руководителем и коллегами, какие показатели необходимо отслеживать.
2. Продумайте структуру и логику отчета. Пусть вначале будет общая информация со сводным графиком по основным показателем, а затем постепенно раскрывайте каждый из показателей подробно.
3. Подумайте над оформлением отчета: он должен получиться простым, понятным и в то же время емким. Должен содержать необходимую информацию, которую просто читать и понимать. В этом помогут графики и таблицы визуальная информация воспринимается в 1000 раз быстрее, чем текст или таблица с цифрами.

Сводный отчет отдела кадров (сделано в Tableau)

Отчеты кадрового учета – проблемы

При создании отчетов специалисты отдела кадров сталкиваются с определенными проблемами:

• Много сотрудников, а значит много информации.
• Много источников этой информации (таблицы, 1С, внутренние отчетные системы, CRM).
• Информацию приходится копировать в отчет вручную (!) и на это в основном и тратится время.

_____________

Что такое Tableau?
Подробнее>>

_____________

Отчеты кадрового учета — инструменты для автоматизации

В первую очередь необходимо автоматизировать процесс создания отчетов – сбора информации и ее обработки. Как вы думаете, крупные компании, в которых тысячи сотрудников тоже копируют и собирают информацию вручную? Конечно, нет. Есть несколько путей:

• Таблицы Excel. Самый доступный и популярный способ. Многое можно автоматизировать, но не все. А также в Excel не получится делать сложные визуализации – такие графики, на которые можно кликать и «проваливаться» в данные на уровень ниже.
• Сложные аналитические системы. Отличное решение, много возможностей. Но – требуются специалисты для обслуживания (аналитики и разработчики).
• Легкие отчетно-аналитические системы типа Tableau. Легко устанавливаются на любой компьютер (как обычная программа) и легко освоить за пару дней.

Компании, которые не готовы к внедрению сложных аналтических продуктов, но уже осознали необходимость аналитики для успешного бизнеса, устанавливают такие легкие решения и говорят:
— отчет, на который раньше уходило до 6-8 часов работы, теперь строится за 15-20 минут!

Интересно? Попробуйте бесплатную версию Tableau и получите обучающие материалы:

Или задайте нам вопрос и получите консультацию по Tableau:

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!

Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>