Как сделать любой отчет за минуты?
В задачи специалиста отдела кадров входит не только работа с персоналом и оформление кадровой документации, но и своевременная отчетность – как внутренняя, так и внешняя. Как делать эти отчеты быстро?
Виды кадровых отчетов
Немножко теории, совсем чуть-чуть. Чтобы понять масштабы проблемы 🙂 Работа специалиста по кадрам лишь на первый взгляд кажется простой и интересной работой с людьми. В реальности специалисты сталкиваются с большими объемами данных, с которыми приходится работать – собирать в отчеты, делать анализ, сдавать отчеты.
Виды кадровых отчетов могут быть внутренними и внешними, то есть могут предоставляться непосредственно руководителю или для государственных организаций.
Руководителю обычно нужна статистическая отчетность – сколько сотрудников приняли на работу, сколько ушло, какая текучка кадров за период, возраст сотрудников и т.п.
Внешняя отчетность государственным организациям строго регламентирована и может сдаваться раз в год, раз в квартал.
Отчеты – что и куда сдаем
По необходимости специалист по кадрам должен подать государственным органам следующую информацию:
- МВД – если компания принимала или увольняла иностранного работника
- Военкомат – если в компании есть военнообязанные граждане
- Служба занятости – если планируются сокращения или ликвидация компании
Раз в месяц менеджер отдела кадров должен предоставлять следующие виды отчетов:
- Служба занятости – о наличии свободных мест
- Росстат – статистические данные по работникам
- ПФР – о застрахованных лицах
Ежеквартально нужно предоставлять отчет в Росстат, а ежегодно – в военкомат, ПФР и Росстат. И кроме того, руководство тоже требует свои отчеты – и тоже вовремя и регулярно!
Проблемы в сфере отчетов для отдела кадров
Какие проблемы существуют о специалистов по кадрам на пути составления отчетности?
- Данные содержатся в разных источниках (которые могут быть в разных форматах)
- Данные заполняются и вносятся в отчет вручную (!)
- Сотрудников много, значит, данных еще больше
Основная проблема, это, конечно, ручное внесение данных. Сотрудник собирает отчетность по другим подразделениям, просит, например заполнить Excel-файл. Затем получает заполненные файлы, выгружает необходимые данные из других систем отчетности и начинает вручную эти данные обрабатывать и сводить в единый отчет. А что, если сотрудников много – от 100? А данных – еще больше?
Создание отчетов затягивается и в итоге на собственно анализ ни сил, ни времени не остается. Получается, что сотрудники делают отчет ради отчета. И не видят в нем никакого практического смысла! Но данные должны работать. Сегодня пришло время управления на основе данных – их нужно анализировать, делать выводы, строить гипотезы.
Каким должен быть отчет?
Дашборд специалиста по кадрам
- это общий отчет, на котором четко видна общая картина по компании – социально-демографическая картина, возраст сотрудников, их количество по подразделениям и все это – в разрезе отфильтрованного временного периода. Правда, удобно?
Карточка сотрудника
- Удобная для просмотра форма с информацией по каждому сотруднику. Не нужно искать в папках личное дело или копаться в Excel-таблицах – вся подробная информация в одном клике мыши.
Обучение сотрудников:
- Такой интерактивный отчет будет удобен для специалистов производственных компаний. В таких компаниях остро стоит вопрос сертификации и дополнительного обучения сотрудников. Чтобы не искать в таблицах информацию и не высчитывать информацию о дате следующего обучения, используйте вот такой дашборд. Красным цветом показываются сотрудники, у которых срок обучения уже практически подошел или уже прошел.
Автоматизируй это!
В своей работе для отчетов по сотрудникам мы используем так называемые «коробочные» аналитические программы, типа Tableau. Их «взрослые» собратья – крупные и известные аналитические системы – стоят дорого и требуют для внедрения много времени и команду специалистов.
В отличие от таких тяжеловесных продуктов «коробочные» аналитические продукты:
- Легко устанавливать (за 2 минут скачиваете и устанавливаете).
Полное внедрение продукта в компании — максимум 2 дня. - Быстро осваивать (не нужны специальные знания IT или статистики – такие программы специально разрабатывались как «аналитика для неаналитика»)
- Не содержат скрытых платежей: есть 14 дневная бесплатная версия с полным доступом. Затем оплата по прозрачной схеме – фиксированная сумма (от 2 тыс. рублей в месяц – на март 2018)
Интересно? Анализируйте! Не тратьте свое время на создание отчетов.
Мы уже внедрили продукт Tableau во многих крупных компаниях. Мы работаем по всей России – обучаем, помогаем с внедрением, консультируем.
Если есть вопросы, готовы провести презентацию по Skype или приехать лично в офис. Мы знаем все про Tableau!
Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>