Кадровый отчет за год
Специалиста кадрового отдела законодательство обязывает предоставлять свой перечень отчетов контролирующим и статистическим организациям. Отчеты сдаются раз в квартал, раз в месяц или раз в год. Также ежегодно необходимо предоставлять руководству полный кадровый кадровый отчет. Как сделать такой отчет?
Кадровый отчет за год – как сделать?
Раз в год кадровый специалист должен сдать отчет в военкомат, ПФР и налоговую (отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год).
Руководство компании обычно тоже просит кадровый отчет за год. Но не нужно относиться к такому отчету как к скучной рутине. На самом деле такой отчет – отличный помощник в поиске слабых мест или, наоборот, после такого отчета всегда найдется, за что можно себя похвалить.
- Собираем данные.
Определите, какие показатели важны для вашей компании. Какие данные необходимо смотреть в динамике. Это очень важный момент – раз приняв решение, вы будете отслеживать только эти данные и в любой момент они будут у вас под рукой и их можно будет использовать в отчетах. Подробнее поговорим об этом ниже. - Накапливаем отчеты.
В идеале – информацию для годового отчета необходимо собирать весь год и в конце года упорядочить ее и привести к удобочитаемому виду. Хорошо бы принять за правило делать отчеты раз в неделю, раз в месяц, накапливать таким образом информацию и в нужный момент только «вытащить» ее из уже созданных отчетов. - Выбираем инструменты для создания отчета.
В основном для отчетов используют Excel, презентации Power Point и Word. С такими инструментами сложно собрать отчет быстро – много времени уходит на сведение информации. О новых и доступных нам инструментах для отчетности поговорим ниже.
Сводный отчет специалиста по кадрам
Кадровый отчет за год – содержание
Как определить, какие показатели необходимо отслеживать? В первую очередь, составьте свой личный список – ведь только вы как специалист знаете, что важно отслеживать в динамике. Отнеситесь к отчету как к полезному именно для вас, а не как к рутинной и нудной работе.
Какие показатели можно отслеживать:
- Возраст и пол сотрудников,
- Стаж работы,
- KPI,
- текучку персонала,
- сертификации и обучение
- и другие.
На основе отчета можно не только узнать слабые места в кадровой политике, но предложить гипотезы, проверить их и слабые места сделать сильными. Правда. Приятно? Без отчета вы тоже интуитивно почувствовать, что, например, стали меньше обращаться по административным вакансиям. Но не поймете, что стало причиной. Отчет может подсказать – стало меньше публикаций в сети, или колл-центр из-за технических проблем не обработал звонки и т.д.
Кроме того, годовой отчет покажет вашу работу – и вы сможете сами себя заслуженно похвалить. Ведь с течением времени многое забывается, годовой отчет – отличная возможность напомнить себе о своих достижениях 🙂
После того, как вы составили список важных показателей, обсудите его с коллегами и с руководством. Каждый может внести свои предложения. Например, наверняка, руководство не желает погружаться в детали, ему будет достаточно общих самых главных показателей.
В итоге у вас может получиться 2 варианта годового отчета:
- Собственно для отдела кадров, для внутреннего пользования
- Для руководства
Отчет по KPI
Кадровый отчет за год – советы
Каким должен стать идеальный кадровый отчет за год? Вот несколько советов:
- Четкая структура.
Во время разработки списка показателей, которые будут в вашем отчете – подумайте над его структурой. Пусть ваш отчет будет разделен на смысловые блоки, в каждом из которых будут рассматриваться близкие показатели. - Максимум фактов.
Не нужно добавлять в отчет пространные фразы «ни о чем». Только цифры, только факты, только выводы на их основе (никаких догадок и предположений). - Наглядность и удобство для чтения.
Информация в отчете должна быть визуально приятной. После первого взгляда на отчет должно быть понятно, что плохо, что хорошо, на какие показатели нужно обратить внимание. В этом вам помогут различные диаграммы и графики.
Кадровый отчет за год – проблемы и новые технологии
К сожалению, наверное, все знают, как сделать правильный отчет. Но не все могут его сделать. Причина – банальная нехватка времени:
- Много сотрудников, данных еще больше
- Данные содержатся в различных системах, разных таблицах, разных форматах
- Для создания сводного общего отчета приходится вводить данные вручную (!)
Конечно, такие проблемы есть почти у каждого специалиста или руководителя отдела кадров. Как же справляются с отчетностью крупные компании? В которых 1000 или 10 000 сотрудников? У них 2 пути:
- Большой штат специалистов по кадрам, а это дополнительные затраты на зарплату.
- Внедрение новых технологий — отчетно-аналитических систем, которые позволяют автоматизировать отчетность.
Хватит мучаться с Excel. Используйте новые технологии
Кадровый отчет за год – решение Tableau
Среди программных решений для отчетности выделяют сложные системы, которые требуют долгого времени на внедрение, штата специалистов (программистов, аналитиков) для обслуживания таких систем.
Но есть и «легкие» аналитические решения, типа Tableau. Их функционал – абсолютно такой же, как и у старших братьев, но при этом:
- Их легко устанавливать (как обычную программу)
- Легко освоить (не нужны специальные знания)
- Прозрачная и фиксированная стоимость в месяц (от 2100 руб. в месяц на март 2018)
Да, вам придется разово «покопаться» и настроить свои отчеты, но потом нужно будет только загружать в них сырые таблицы и получать годовые отчеты
Хотите узнать, как провести анализ и сделать отчеты быстро?
Нам доверяют: