АНАЛИТИКА ПЛЮС
Профессиональные услуги в сфере BI

Кадровый отчет за год

Специалиста кадрового отдела законодательство обязывает предоставлять свой перечень отчетов контролирующим и статистическим организациям. Отчеты сдаются раз в квартал, раз в месяц или раз в год. Также ежегодно необходимо предоставлять руководству полный кадровый кадровый отчет. Как сделать такой отчет?

Кадровый отчет за год – как сделать?

Раз в год кадровый специалист должен сдать отчет в военкомат, ПФР и налоговую (отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год).

Руководство компании обычно тоже просит кадровый отчет за год. Но не нужно относиться к такому отчету как к скучной рутине. На самом деле такой отчет – отличный помощник в поиске слабых мест или, наоборот, после такого отчета всегда найдется, за что можно себя похвалить.

  1. Собираем данные.
    Определите, какие показатели важны для вашей компании. Какие данные необходимо смотреть в динамике. Это очень важный момент – раз приняв решение, вы будете отслеживать только эти данные и в любой момент они будут у вас под рукой и их можно будет использовать в отчетах. Подробнее поговорим об этом ниже.
  2. Накапливаем отчеты.
    В идеале – информацию для годового отчета необходимо собирать весь год и в конце года упорядочить ее и привести к удобочитаемому виду. Хорошо бы принять за правило делать отчеты раз в неделю, раз в месяц, накапливать таким образом информацию и в нужный момент только «вытащить» ее из уже созданных отчетов.
  3. Выбираем инструменты для создания отчета.
    В основном для отчетов используют Excel, презентации Power Point и Word. С такими инструментами сложно собрать отчет быстро – много времени уходит на сведение информации. О новых и доступных нам инструментах для отчетности поговорим ниже.

Сводный отчет специалиста по кадрам

 

Кадровый отчет за год – содержание

Как определить, какие показатели необходимо отслеживать? В первую очередь, составьте свой личный список – ведь только вы как специалист знаете, что важно отслеживать в динамике. Отнеситесь к отчету как к полезному именно для вас, а не как к рутинной и нудной работе.

Какие показатели можно отслеживать:

  • Возраст и пол сотрудников,
  • Стаж работы,
  • KPI,
  • текучку персонала,
  • сертификации и обучение
  • и другие.

На основе отчета можно не только узнать слабые места в кадровой политике, но предложить гипотезы, проверить их и слабые места сделать сильными. Правда. Приятно? Без отчета вы тоже интуитивно почувствовать, что, например, стали меньше обращаться по административным вакансиям. Но не поймете, что стало причиной. Отчет может подсказать – стало меньше публикаций в сети, или колл-центр из-за технических проблем не обработал звонки и т.д.

Кроме того, годовой отчет покажет вашу работу – и вы сможете сами себя заслуженно похвалить. Ведь с течением времени многое забывается, годовой отчет – отличная возможность напомнить себе о своих достижениях 🙂

После того, как вы составили список важных показателей, обсудите его с коллегами и с руководством. Каждый может внести свои предложения. Например, наверняка, руководство не желает погружаться в детали, ему будет достаточно общих самых главных показателей.

В итоге у вас может получиться 2 варианта годового отчета:

  • Собственно для отдела кадров, для внутреннего пользования
  • Для руководства

Отчет по KPI

 

Кадровый отчет за год – советы

Каким должен стать идеальный кадровый отчет за год? Вот несколько советов:

  1. Четкая структура.
    Во время разработки списка показателей, которые будут в вашем отчете – подумайте над его структурой. Пусть ваш отчет будет разделен на смысловые блоки, в каждом из которых будут рассматриваться близкие показатели.
  2. Максимум фактов.
    Не нужно добавлять в отчет пространные фразы «ни о чем». Только цифры, только факты, только выводы на их основе (никаких догадок и предположений).
  3. Наглядность и удобство для чтения.
    Информация в отчете должна быть визуально приятной. После первого взгляда на отчет должно быть понятно, что плохо, что хорошо, на какие показатели нужно обратить внимание. В этом вам помогут различные диаграммы и графики.

Кадровый отчет за год – проблемы и новые технологии

К сожалению, наверное, все знают, как сделать правильный отчет. Но не все могут его сделать. Причина – банальная нехватка времени:

  • Много сотрудников, данных еще больше
  • Данные содержатся в различных системах, разных таблицах, разных форматах
  • Для создания сводного общего отчета приходится вводить данные вручную (!)

Конечно, такие проблемы есть почти у каждого специалиста или руководителя отдела кадров. Как же справляются с отчетностью крупные компании? В которых 1000 или 10 000 сотрудников? У них 2 пути:

  1. Большой штат специалистов по кадрам, а это дополнительные затраты на зарплату.
  2. Внедрение новых технологий — отчетно-аналитических систем, которые позволяют автоматизировать отчетность.

Хватит мучаться с Excel. Используйте новые технологии

 

Кадровый отчет за год – решение Tableau

Среди программных решений для отчетности выделяют сложные системы, которые требуют долгого времени на внедрение, штата специалистов (программистов, аналитиков) для обслуживания таких систем.

Но есть и «легкие» аналитические решения, типа Tableau. Их функционал – абсолютно такой же, как и у старших братьев, но при этом:

  • Их легко устанавливать (как обычную программу)
  • Легко освоить (не нужны специальные знания)
  • Прозрачная и фиксированная стоимость в месяц (от 2100 руб. в месяц на март 2018)

Да, вам придется разово «покопаться» и настроить свои отчеты, но потом нужно будет только загружать в них сырые таблицы и получать годовые отчеты

_____________

Что такое Tableau?
Подробнее>>

_____________

Мы знаем все про Tableau! Мы работаем по все России – устанавливаем, консультируем, проводим презентации по skype или в офис:

Задайте вопрос

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>

x

Этот сайт использует файлы cookies, чтобы облегчить вам пользование нашим веб-сайтом.

Продолжая использовать этот веб-сайт, вы даете согласие на использование файлов cookies.