Как выбрать BI-решение?

Наш выбор – Tableau

— Очень удобный BI-инструмент для создания интерактивных аналитических отчетов

— Яндекс, Mail.ru, Goods.ru выбрали Tableau

— Клиент-серверная архитектура

— Разработчики продвигают концепцию «сделай сам» — низкий порог вхождения

— Доступны курсы на сайте Академия Аналитики

— Коммерческий продукт (цены на оф. сайте tableau.com), доступна бесплатная  полнофункциональная версия на 14 дней

Продукты Tableau

Tableau Prep Builder

— ПО для создания потоков работ для подготовки источников данных

— Позволяет запускать потоки работ локально и публиковать их на Tableau Server и Tableau Online

— Устанавливается локально на компьютеры аналитиков

— Доступен на macOS и Windows

 

Tableau Desktop

— ПО для создания источников данных и отчетов

— Позволяет публиковать отчеты на Tableau Server и Tableau Online

— Устанавливается локально на компьютеры аналитиков

— Доступен на macOS и Windows

 

Tableau Server и Tableau Online

— Закрытый веб-портал для сотрудников организации

— Позволяет просматривать и редактировать отчеты прямо в браузере

— On-premise или облако

— В случае on-premise устанавливается на сервер на Windows или Linux

 

Наши критерии при выборе BI-платформы:

— Простой процесс создания отчетов

— Низкий входной порог, простота и удобство

— Возможность создания как разовых (ad-hoc), так и регулярных отчетов

— Возможность организации процессов создания отчетности как в централизованном формате, так и в формате самообслуживания (self-service)

— Возможность анализа данных посредством прямого подключения к источникам данных (Live connection) и при помощи регулярных выгрузок данных

— Гибкость в формате развертывания аналитической платформы (облако или on-premise)

— Возможность гибкого масштабирования аналитической платформы при увеличении спроса на аналитику внутри организации

— Наличие функционала, позволяющего упростить управление данными на стороне BI

— Наличие развитого комьюнити и документации

— Наличие обучающих материалов на русском языке

— Прозрачная ценовая политика

Простой процесс создания отчетов

1 шаг. Подключение к данным

2 шаг. Формирование источника данных (модели данных)

3 шаг. Создание вычисляемых полей

4 шаг. Создание визуализаций

5 шаг. Формирование дашбордов на основе визуализаций

Низкий входной порог

— Интерфейс интуитивно понятен

— Большая часть функционала доступна посредством drag’n’drop

— Ориентированность на визуальную аналитику, а не на программирование и конфигурацию визуализаций

Ad-hoc + регулярная отчетность

— В большинстве случаев процесс анализа начинается с разведочного анализа данных, и только в случае нахождения интересных закономерностей в данных у бизнеса возникает потребность проведения этого анализа на регулярной основе (раз в день/неделю/…)

— BI-платформа должна позволять быстро и удобно реализовывать как ad-hoc, так и регулярную отчетность

Благодаря удобству визуального анализа и простоте Tableau прочно закрепился в списке 10 наиболее востребованных навыков в сфере Data Science (единственный BI в списке)

Централизация или самообслуживание

— Tableau позволяет передать часть задач от IT к бизнес-пользователям: пользователи могут подключаться к опубликованным на сервере источникам данных и создавать собственные отчеты на их основе, либо изменять имеющиеся отчеты, а IT может обслуживать инфраструктуру, заниматься подготовкой источников данных

— Это позволяет значительно ускорить процесс создания отчетов (нет ТЗ, длительного цикла разработки, множества правок и т.д.)

Прямое подключение или выгрузки данных

— В рамках одной организации данные не всегда хранятся в едином хранилище данных, которое заточено под аналитические задачи

— Зачастую возникает потребность построения аналитических отчетов на медленных БД и файлах

— Гибридный подход, позволяющий работать с быстрыми источниками данных в режиме прямого подключения, а в случае медленных источников автоматизировать создание выгрузок данных по расписаниям

Облако или on-premise

Вы можете развернуть Tableau в одном из 3 форматов:

— Tableau Server – развертывание в формате on-premise на инфраструктуре вашей организации

— Tableau Server в облаке – аналогично on-premise, но вне вашего контура IT

— Tableau Online – полностью облачный формат

Важный момент: функционал везде одинаковый

Гибкое масштабирование

Tableau Server:

— Масштабируется горизонтально и вертикально

— Есть возможность гибко настраивать набор процессов и их количество на нодах

Tableau Online:

— Масштабируется инженерами Tableau пропорционально росту нагрузки

Управление данными на стороне BI

Data Management Add-on

Усовершенствуйте процесс управления вашими данными в формате self-service, гарантируя, что для принятия решений всегда используются актуальные и достоверные данные

— Tableau Prep Conductor

— Tableau Catalog

 

Tableau Prep Conductor

Масштабируемый инструмент для подготовки данных в формате self-service

— Запускайте потоки работ Tableau Prep Builder прямо на Tableau Server вручную или по расписанию

— Упростите процесс управления источниками данных вашей организации

— Сократите трудозатраты на подготовку и обновление данных

— Упростите восприятие процессов подготовки данных и привлеките к нему пользователей от бизнеса

 

Tableau Catalog

Инструмент для отслеживания происхождения и дальнейшего использования ваших данных

— Получите целостную картину о ваших данных на Tableau Server

— Data Lineage + анализ зависимостей между отчетами и источниками данных

— Упрощение поиска достоверных данных для конечных пользователей

— Повышение уровня доверия к анализируемым данным

— Упрощение процесса управления данными

 

Основные ошибки при выборе BI

— Выбор на основании стоимости лицензий (сыр в мышеловке)

— Выбор на основании субъективных критериев (считайте деньги и время)

— Отказ от Proof-of-Concept (доверяй, но проверяй)

— Неверные выводы относительно функционала конкретного инструмента или подхода к решению конкретных задач по причине неосведомленности (стоит изучать тестируемые платформы и активно консультироваться с партнерами на ранних этапах)

 

Стоимость решения

Стоимость решения состоит не только из стоимости лицензий на BI

Состоит из:

— Стоимости лицензий BI-платформы

— Стоимости обучения сотрудников работе с BI-платформой

— ФОТ на дополнительных сотрудников, необходимых для поддержки и развития BI-платформы

— Трудозатрат сотрудников на решение задач

— Стоимости услуг партнёра

 

Стоимость лицензий Tableau

Creator – $840 в год + НДС 

Эти пользователи могут:

— Администрировать Tableau Server

— Готовить источники данных

— Разрабатывать наиболее функциональные отчеты

— Просматривать отчеты на Tableau Server

Кому подходит:

— Администраторы сервера

— Специалисты от ИТ по подготовке данных и разработке отчетов

— Продвинутые пользователи от бизнеса

Лицензия включает:

— ПО Tableau Desktop (создание источников данных и отчетов)

— ПО Tableau Prep Builder (подготовка данных)

— 1 пользователь на Tableau Server с возможностью администрирования, создания отчетов в браузере и просмотра отчетов

 

 

Explorer – $420 в год + НДС. При необходимости

Эти пользователи могут:

— Разрабатывать отчеты на базе опубликованных на Tableau Server источников данных и вносить изменения в имеющиеся отчеты

— Просматривать отчеты на Tableau Server

Кому подходит:

— Продвинутые пользователи от бизнеса

Лицензия включает:

1 пользователь на Tableau Server с возможностью создания отчетов в браузере и просмотра отчетов

 

Viewer – $144 в год + НДС. При необходимости

Эти пользователи могут:

— Просматривать опубликованные на Tableau Server отчеты

Кому подходит:

— Пользователи от бизнеса

Лицензия включает:

— 1 пользователь на Tableau Server с возможностью просмотра отчетов

 

Data Management Add-on $66 в год + НДС за каждого пользователя Creator, Explorer, Viewer

При необходимости, минимум – стоимость для 100 пользователей

Упрощает процессы управления данными и позволяет организовать процессы подготовки данных (ETL)

Включает в себя:

— Tableau Prep Conductor – исполнитель потоков работ Tableau Prep на Tableau Server для упрощения и ускорения подготовки данных

— Tableau Catalog – инструмент для отслеживания происхождения данных и их дальнейшего использования (Lineage)

 

Расчет стоимости лицензий Tableau

Допустим, вы хотите приобрести лицензии Tableau с Data Management Add-on на 1 год для следующих сотрудников:

— 1 администратор BI-платформы

— 25 специалистов от ИТ и продвинутых пользователей от бизнеса, которые будут готовить источники данных и создавать продвинутые отчеты

— 36 продвинутых пользователей от бизнеса, которым необходим функционал создания ad-hoc отчетов на основе опубликованных источников данных и внесение корректировок в имеющиеся регулярные отчеты

118 пользователей от бизнеса, которые будут только просматривать имеющиеся отчеты

Рекомендации по покупке лицензий Tableau

— Лицензии можно приобрести на срок от 1 года, на больший период есть смысл приобретать лицензии если вы хотите зафиксировать текущий курс доллара

— Если у вас есть план внедрения Tableau по этапам (например, сначала департамент А, затем департамент В и так далее), то вы можете докупить лицензии с выравниванием по сроку окончания действия первой партии лицензий. Стоимость докупаемых лицензий пропорционально уменьшится, так как период их действия меньше периода первой партии лицензий

Стоимость обучения сотрудников работе с BI-платформой

Распределим сотрудников на основные группы:

 

Пользователи от бизнеса — бесплатно

Бесплатный прямой эфир, посвященный основному функционалу Tableau Server, а именно:

— Поиск отчетов на Tableau Server и функционал просмотра

— Подписка на рассылку отчетов, уведомления о превышении пороговых значений

— Прочий функционал, доступный пользователям Viewer

 

ИТ архитекторы и администраторы – бесплатно

— Tableau Blueprint – методология внедрения Tableau от вендора

— Инструкция по развертыванию Tableau Server

— Официальная документация

 

Директор по аналитике / высшее руководство — бесплатно

Tableau Blueprint – методология внедрения Tableau от вендора

 

ИТ-специалисты и продвинутые пользователи от бизнеса

— Онлайн обучение на платформе Академия Аналитики навыкам создания отчетов в Tableau и визуальному анализу данных

— Доступно более 5 курсов по Tableau по созданию отчетов, визуальному анализу и оптимизации производительности

— Рекомендовано для всех пользователей Creator и Explorer

— Подписка от 6000 руб. в месяц за пользователя (в том числе НДС), есть ДЕМО (бесплатный доступ к ~30% каждого видео-курса)

 

Расчет стоимости обучения Tableau

Допустим, вы хотите обучить пользователей из предыдущего примера. Срок обучения – 90 дней. В таком случае:

— 1 администратор BI-платформы

— 25 специалистов от ИТ и продвинутых пользователей от бизнеса, которые будут готовить источники данных и создавать продвинутые отчеты

— 36 продвинутых пользователей от бизнеса, которым необходим функционал создания ad-hoc отчетов на основе опубликованных источников данных и внесение корректировок в имеющиеся регулярные отчеты

— 118 пользователей от бизнеса, которые будут только просматривать имеющиеся отчеты

 

ФОТ на дополнительных сотрудников, необходимых для поддержки и развития BI-платформы

В большинстве случаев при внедрении Tableau ФОТ на дополнительных сотрудников, необходимых для поддержки и развития BI-платформы – 0 рублей, так как Tableau можно и нужно внедрять в формате self-service. Ваших сотрудников можно обучить работе с данным инструментом

 

Трудозатраты сотрудников на решение задач

Трудозатраты = деньги. Чем меньше ваши сотрудники тратят время на создание отчетов, тем больше времени они могут тратить на реальный анализ данных и поиск инсайтов

— Зачастую стоимость создания отчетов значительно превышает стоимость лицензий BI-платформы по причине высокой стоимости времени специалистов, анализирующих данные, и массовости этих специалистов

— Удобные инструменты для анализа данных позволяют быстрее решать задачи и быстрее получать эффект для бизнеса

— Необходимо сравнивать BI-платформы путем Proof-of-Concept – реального сравнения путем решения нескольких именно ваших задач (в каждом бизнесе есть своя специфика и тонкости в задачах анализа данных, нужно проверять какой именно инструмент будет быстрее и удобнее решать ваши задачи)

— Нужно сформировать перечень задач по анализу данных, которые нужно решить

 

Proof-of-Concept

— Выбираем несколько актуальных задач анализа данных, данные для решения которых доступны прямо сейчас

— Выбираем сотрудников, не знакомых с тестируемыми платформами, и готовых принять участие в тестировании BI-платформ

— Каждый из сотрудников в сжатые сроки обучается основам каждой из конкурирующих BI-платформ, фиксируя свои трудозатраты в часах на обучение

— Каждый из сотрудников фиксирует свои трудозатраты в часах на решение одной и той же своей задачи при помощи конкурирующих BI-платформ

— На основании результатов тестирования можно понять какой инструмент проще в освоении, какой позволяет быстрее решать задачи

Получив результаты Proof-of-Concept можно понять средние трудозатраты на решение 1 задачи при помощи каждой из BI-платформ.

Стоимость трудозатрат на решение задач = [средняя стоимость трудозатрат на обучение] * [количество сотрудников] + [средняя стоимость трудозатрат на решение задачи] * [количество задач]

 

Расчет трудозатрат сотрудников на решение задач

Допустим, вы хотите обучить 61 пользователя и создать около 50 отчетов. Вы провели тестирование Tableau на основании решения 4 задач 4 разными сотрудниками:

Стоимость трудозатрат на решение задач = [средняя стоимость трудозатрат на обучение] * [количество сотрудников] + [средняя стоимость трудозатрат на решение задачи] * [количество задач]

В нашем случае:  10 075 ₽ * 61 + 13 530 ₽ * 50 = 1 291 075 ₽

 

Услуги партнера

— Услуги консультаций партнера по решению задач (тарифицируется по часам)

— Услуги по разработке отчетов (тарифицируется по часам)

— Услуги технической поддержки на русском (входит в стоимость лицензий для клиентов АНАЛИТИКА ПЛЮС)

Рекомендации:

— Далеко не все клиенты пользуются платными услугами партнеров

— Иногда консультации позволяют сэкономить большое количество времени, становясь тем самым экономически целесообразными

— Tableau можно и нужно внедрять самостоятельно, поэтому в случае ограниченного бюджета стоит минимизировать разработку отчетов на заказ и заложить больше часов консультаций

 

Как внедрять Tableau?

«Научный» подход – ключевые факторы

Ключевые факторы успеха для перехода к организации, управляемой на основе данных

— Аналитические навыки у каждого из сотрудников

— Гибкое развертывание аналитической платформы, которая может расти и развиваться с течением времени для удовлетворения потребностей организации

— Сообщество пользователей, чтобы стимулировать взаимодействие и адаптацию к новому формату принятия решений

Данные факторы тесно связаны с политикой управления, которая способствует предоставлению доступа к данным, а не ограничивает его

 

«Научный» подход – Tableau Blueprint

Методология полномасштабного внедрения Tableau

— Доступен абсолютно бесплатно

— Порядка 250 страниц в формате PDF, покрывает все ключевые аспекты внедрения

— Полезен как крупному бизнесу, так и малому и среднему бизнесу

— Позволяет получить огромное количество информации для внедрения Tableau своими силами

 

Дальнейшие шаги

Этап	Действие	Продолжительность
Этап 1	Выбор задач для Proof-of-Concept и сотрудников, проводящих тестирование	2 дня
Этап 2	Изучение практикумов по основам Tableau сотрудниками, проводящими тестирование	3 дня
Этап 3	Подготовка данных с использованием Tableau Prep Builder на триальных лицензиях	2 дня
Этап 4	Создание отчетов (Proof-of-Concept) в Tableau Desktop на триальных лицензиях	5-10 дней
	Развертывание Tableau Server на триальных лицензиях	2 дня
Этап 5	Публикация потоков работ Prep и рабочих книг Tableau на Tableau Server	1 день
	Расчет трудозатрат на решение задач, оценка стоимости трудозатрат	1 день
Этап 6	Демонстрация результатов тестирования высшему руководству и принятие решения по выбору BI-платформы	2 дня